Les voyages d’affaires pour voir la réalité en face
Un voyage d’affaire est un déplacement professionnel au cours duquel on exerce son métier en dehors de son lieu de travail habituel : un rendez-vous chez un client, la visite d’un salon ou d’une foire, une tournée de prospection… sont des occasions de faire son travail à l’extérieur de l’entreprise.
De l’utilité du déplacement professionnel
Les moyens de communication modernes ont considérablement facilité le dialogue entre clients et fournisseurs, ou entre collègues. Le téléphone et le courrier électronique répondent à la plus grosse partie des besoins d’échanges de point de vue ou de documents entre professionnels. Mais il existe encore de nombreuses situations où un déplacement s’impose. Les cadres d’entreprise sont souvent amenés à se déplacer pour une réunion de chantier avec d’autres corps de métier, pour une visite chez un fournisseur dans le but de vérifier son équipement, de choisir un matériel qu’il est difficile de déplacer et d’évaluer d’après photo…
Pour certains corps de métier, les déplacements professionnels sont quasiment permanents comme dans le cas des installateurs d’appareils chez les clients, les services de maintenance et d’entretien… La construction d’un pont ou d’un bâtiment nécessite l’envoi sur place d’une équipe complète pendant plusieurs jours.
Pour d’autres, c’est leur métier : les représentants de commerce, les VRP, font du porte-à-porte pour vendre les articles d’un catalogue, ou enchaînent les rendez-vous en entreprise pour proposer les produits de la société qu’ils représentent… ou les pompiers qui sont bien obligés d’aller sur place pour éteindre un feu !
Tous ces déplacements sont effectués pendant le temps normal du travail. Ils sont rémunérés comme n’importe quel autre poste fixe. La plupart du temps, les frais de déplacement sont pris en charge par l’entreprise, de même que les éventuels frais d’hébergement. Des indemnités de repas sont généralement prévues, et, parfois même, des indemnités de représentation sont versées pour financer la location d’un smoking ou d’une voiture de standing lorsqu’il s’agit d’accompagner de gros clients.
Le suivi des « notes de frais » est important, car c’est un poste de dépenses qui peut très vite déraper du prévisionnel. Et si vous avez de nombreux collaborateurs en déplacement permanent, il sera, sans aucun doute, rentable pour vous de faire gérer ces déplacements par un professionnel extérieur habitué à ce genre de suivi.
Tout déplacement se prépare
Pour pouvoir être efficace lors de son voyage d’affaires, un déplacement se prépare. D’un côté, vous devez fixer les rendez-vous avec les personnes que vous allez rencontrer, et préparer les dossiers à emporter. De l’autre, vous devez régler tous les détails techniques, en faisant appel à un organisateur de voyage d’entreprise, ou en vous en occupant vous-même : réservation des moyens de transport et des hôtels, papiers d’identité et visas, si nécessaire, vaccinations, assurance rapatriement, si besoin est, etc. Cette préparation ne doit pas être négligée, car il n’y a rien de plus contre-productif que d’oublier un dossier quand on est à l’autre bout du monde, ou de ne pas pouvoir entrer sur un site parce qu’on a oublié de faire tamponner son ordre de mission par la maison mère.
